Переезд - отличный повод не только настроить сотрудников на творческий лад, дать им заряд позитива, но и решить заодно массу бытовых проблем, попытаться наладить отношения между конфликтующими сотрудниками

Новый стол - конфликт исчерпан

Переезд - отличный повод не только настроить сотрудников на творческий лад, дать им заряд позитива, но и решить заодно массу бытовых проблем, попытаться наладить отношения между конфликтующими сотрудниками.
Новое помещение обычно предполагает больше жизненного пространства для каждого, улучшение условий труда. В такой ситуации люди должны становиться добрее и терпимее друг к другу. Главное, чтобы хорошие связи и взаимоотношения тоже переехали в новый офис успешно и без потерь.

В тесноте и в обиде
Межличностные конфликты возникают не только потому, что некто А органически не переваривает некого Б. Просто офис как среда их обитания постоянно создает поводы для ссор и поддерживает общую атмосферу неприязни.
Бывает, вот так и проникся бы симпатией к человеку, но его бумаги постоянно оказываются на твоем столе, а иногда и вообще приходится делить с ним компьютер, подстраиваться под его работу. Возникает чувство глубокой неудовлетворенности жизнью, условиями труда и тем самым "близким" коллегой.
"Одна из проблем многих развивающихся компаний - недостаток рабочих столов и компьютеров, - говорит Алексей Карпов, руководитель проектов ООО "Селектум СПб". - Поэтому сотрудникам приходится работать сменяя друг друга, из-за чего в компании возникает эмоциональная напряженность. Переезд может помочь решить эту проблему, если у всех будет достаточно места для работы. При определении расстановки рабочих мест сотрудников надо обязательно консультироваться с персоналом, ставить их в известность о том, кто и где будет сидеть. Определенной положительной тенденции можно добиться, если посадить более статичного сотрудника рядом с более энергичным. Тогда энергичный сотрудник будет "подпитывать" своей энергией соседей, подталкивать их к развитию".

Лед и пламень
В одной из организаций начальник отдела продаж нашла простой и действенный способ бороться за повышение производительности труда сотрудников своего отдела. Она просто на неделю пересаживала "отстающих" и просто новичков на рабочее место рядом с собой. Робкие сотрудники начинали работать лучше не только потому, что хотели продемонстрировать рвение к труду (хотя такое положение дел дисциплинирует, это факт). Но большое значение имело и то, что по природе своей энергичная начальница подавала всем пример в том, как на самом деле надо работать.
"При рассадке с отрудников очень важно учитывать их особенности, - советует Александр Савкин, директор ООО "Тренинг-центр Александра Савкина". - Например, есть люди, которые любят много говорить, а есть те, кто может работать только в тишине. При планировании рассадки сотрудников на новом месте это обязательно нужно учитывать и прогнозировать их общение". Поэтому специалисты настоятельно рекомендуют обсуждать с сотрудниками схемы будущей рассадки, выслушивать их пожелания и возражения и принимать их во внимание.

Развела судьба
Когда изо дня в день на работе видишь перед собой одни и те же совсем не родные лица, случиться может всякое. Вынужденное соседство рождает как крепкую дружбу, так и искреннюю неприязнь. Люди приспосабливаются к этим отношениям, начинают с ними жить. И тут всех срывает с насиженных мест, и случается переезд. "В моей практике был случай, когда переезд оказал деструктивное воздействие на компанию, - рассказывает Александр Савкин. - Крупная московская компания долгое время располагалась на одном этаже. Потом они переехали и стали занимать три этажа. У многих появились отдельные кабинеты. И "вдруг" после переезда бизнес стал рассыпаться. Упали продажи, сотрудники стали угрюмыми и безынициативными. "На нас будто порчу навели", - жаловались они. Оказалось, что до переезда все сотрудники чувствовали себя большой семьей, много общались. А в отдельных кабинетах им стало не хватать банальных встреч глазами в коридоре, похлопываний по плечу".
Вынужденное соседство рождает как крепкую дружбу, так и искреннюю неприязнь. Приспособить людей к этим отношениям - задача главного в стае.

риски
до 5% сотрудников готовы покинуть компанию после переезда, если их пожелания по рассадке не учитываются руководством
Источник: по наблюдениям мувинговых компаний

Хрылова Татьяна

Собраться с мыслями, выбросить лишнее

Николай Уланов, директор по развитию ООО "Бивел" ("Служба переезда")
Четкая организация процесса переезда - залог успеха! Это реально экономит время и деньги компании, которая меняет дислокацию.
Вариант переезда офиса из 200 человек за выходные так, что в понедельник люди выходят на работу в новом офисе и продолжают рабочий процесс, возможен, только если все заранее рассчитать и организовать. Бывает, заказчик очень активен и лезет помочь, происходит неразбериха, и случись что, потом не разберешь, по чьей вине упала коробка или кто упаковывал предмет так, что он поцарапался... Так что планирование и порядок должны быть во всем. Выражение "хаотичный бизнес приводит к хаотичным результатам" забывать не стоит.
Очень рекомендуется за несколько дней до переезда, в спокойной обстановке, произвести инвентаризацию вещей. Зачастую вы даже не представляете себе, сколько у вас в офисе ненужного хлама, который проще выбросить, чем платить деньги за то, чтобы его перевезли!
Поверьте мне, будучи мастером спорта по фигурному катанию и 12 лет проработав за границей в различных балетах на льду, каждую неделю меняя город или страну, за свою жизнь я осуществил множество переездов и передвижений по миру. Так что я знаю, о чем говорю.

Если соломки подстелить не успел
Анна Деркач, генеральный директор ООО "ПН. Эксплуатация Недвижимости"
Не существует офиса без проблем: подводят подрядчики, что-то ломается или просто пропадает. В таких ситуациях стоит поступать не эмоционально, а рационально.
Проблемы во взаимоотношениях с подрядчиками могут возникнуть разные, главное твердо отстаивать свою правоту. А чтобы быть правым, надо иметь доказательства, подтверждающие это. Например, правильно заполненный договор.

Дорогие улучшения
Проведение всевозможных ремонтов и реконструкций в арендованном помещении часто может стать причиной конфликта с арендодателем. Чтобы избежать возможных судебных разбирательств из-за того, что вы вдруг покрасите стены в цвет, который не удовлетворяет владельца здания, сосредоточтесь на формировании четкого технического задания, утвержденного стороной арендодателя и подрядчика. Согласуйте план и время проведения работ, все элементы, которые будут выходить на общую с арендодателем территорию. В случае обещаний арендодателя зачесть вам часть ремонта четко зафиксируйте его стоимость и сумму зачета, согласуйте все то, что внесет новые изменения в планировку помещения. Даже если арендодатель говорит "делай внутри что хочешь", не поленитесь согласовать и это. Завтра арендодателем станет другой человек, и все устные договоренности ничего не будут стоить. При этом договор аренды, как правило, предусматривает выселение арендатора за несогласованную планировку...
Случаются разногласия и с телефонными операторами, особенно когда те предлагают оплатить услуги связи, которые вам никогда не оказывались. Вы же никогда не разговаривали часами с Южной Африкой? Значит, к линии подключились посторонние. Свою невиновность в этом случае со 100%-ной гарантией можно доказать, только если у вас установлена аппаратура, показывающая, когда, во сколько и по какому номеру звонили из вашего офиса.

Суд или самосуд
Если с подрядчиком все же произошел конфликт, попробуйте решить проблему мирным путем. Проще всего апеллировать к пунктам договора, но могут быть случаи, когда он не заключается (например, при перевозке небольшой партии мебели или оказании услуг на условиях доверия). Если процесс переноски груза и мебели вами не контролируется, и в итоге ее повредили или нанесли ущерб помещению, в суд без договора вы пойти не сможете. Но можете отказаться оплатить услуги до выяснения обстоятельств. Так что старайтесь не расплачиваться авансом и все-таки контролируйте процесс.
Мера воздействия на строителей, дизайнеров и прочих подрядчиков - не оплачивать вторую часть услуг, если они работают за 50% аванса, и не подписывать акт приемки работ. Либо подписывайте его с замечаниями, после перечисления которых следует указать согласованную со второй стороной дату устранения замечаний и подписать оба экземпляра.
По крайней мере, в суде у вас будет наглядный документ, свидетельствующий о ваших намерениях оплатить работу после устранения недостатков.
Если все-таки конфликт перейдет в судебное разбирательство, важно иметь сметы, соответствующие стоимости работ. Бывает, что смета ради ухода от налогов не отражает реальную стоимость, потому сумма, которую вам возместят в результате выигрыша процесса, не погасит реальные затраты. Но так как это условие в равной степени относится и к подрядчикам, такие сметы могут быть даже плюсом - стороны будут стремиться решить вопрос полюбовно.

Если было да сплыло...
Неприятно однажды прийти в офис и обнаружить пропажу чего-либо ценного или значимого - тут на договоры особой надежды нет. Не теряйте времени и сразу же заявите о пропаже сотрудникам арендодателя. Зафиксируйте обращение, вызовите милицию. Посмотрите вместе с сотрудниками милиции кадры видеосъемки. Если удастся установить, что кража совершена посторонним лицом, требуйте компенсации с арендодателя, настаивайте на этом вплоть до судебного разбирательства (как правило, если арендодатель признает свою вину, дело до суда не доходит).
Проведите внутреннее расследование. Все случаи подобного рода можно разделить на кражи "чужих" и "своих". И процентное соотношение, к несчастью, не в пользу посторонних воров. Заботящийся о своем имени арендодатель будет всячески содействовать решению данного конфликта, потому как такие ситуации существенно отражаются на имидже компании-арендодателя.

Ночь с пятницы на понедельник

Константин Киселев, руководитель петербургского офиса ООО "КомНьюс Групп"
После того, как у здания, в котором наша компания (25 человек) арендовала 140 м2, сменился владелец, и арендная ставка возросла, мы решили, что пора переезжать.
Сделать это решили собственными силами - сэкономить деньги и быть спокойными, что все ценное будет перенесено своими руками. Нужно признать, что было одно смягчающее обстоятельство - от одного офиса до другого не более 2 км по центру города.

В офис на внедорожнике
Несколько сотрудниц организовали бригаду грузчиков из своих знакомых и родственников. В пятницу во второй половине дня сотрудники начали паковать вещи. Заклеены тумбочки. Все промаркировано: мебель, мониторы, коробки, системные блоки, вплоть до телефонных аппаратов и мышек. Арендована "Газель". Спонтанно определилась группа сотрудников, которые добровольно решили помогать с переездом. Переезжали так - впереди "Газель", нагруженная по максимуму (мелкие предметы и коробки в свободном пространстве среди мебели, бьющиеся и хрупкие обложены макулатурой), сзади я на внедорожнике с грузчиками и хрупкими предметами на руках. Сотрудницы, которые все дни оставались с нами и помогали с упаковкой вещей, а в новом офисе с расстановкой и распаковыванием, ходили пешком с цветами, вазами и картинами в руках.

Проверка на мобильность
Кроме сохранности вещей беспокоило то, что остановка напротив нового офиса на Невском запрещена, поэтому всегда были наготове деньги для штрафа гаишникам.
В понедельник утром все компьютеры включены в сеть и настроены серверы. Те, кто не видел, что творилось в последние 2 суток, молча садятся на рабочие места, те, кто участвовал в переезде, еще долго будут обсуждать достоинства нового офиса и вспоминать переезд.
Переезд показал, кто искренне болеет за успешность компании и готов браться за работу, не относящуюся к должностным обязанностям. Было видно, кто присутствовал для вида, зевал и смотрел на часы. Ну а кто-то спокойно отгулял свои выходные с полной уверенностью, что это его никак не касается. Ну а драйва от этих выходных хватило еще на пару месяцев. Не знаю как сотрудникам, а мне - точно. Зато гордость за себя и за людей, работающих у нас, осталась навсегда.

Пять шагов к новому дому

Борис Гамаюнов, генеральный директор консалтинговой компании "РКН"
Переезд - процесс, который необходимо планировать, если вы хотите, чтобы у него было не только начало, но и окончание. Желательно успешное.
Только-только наш отечественный управленец научился выговаривать словосочетание "регулярный менеджмент", как его начинают мучить новым "зверем" из области управления - менеджментом проектным.

Путь от и до
Регулярный менеджмент хорош там, где процессы управления повторяемы. Возьмем, к примеру, ресторан быстрого питания. Утром открыть, кухню "раскочегарить", приход на работу сотрудников проверить, двери в зал распахнуть... Если появляются какие-то серьезные отклонения от заданных параметров - оперативно вмешаться в процесс и исправить. Ну и сделать выводы на будущее, чтобы больше никогда и ни при каких обстоятельствах...
Проектный же менеджмент - это нечто уникальное и временное. То есть в проекте обязательно должны быть определены признак начала проекта (что элементарно) и признак окончания (что уже несколько сложнее, особенно для русского человека). Помните, как у Жванецкого: "Ремонт невозможно закончить, его можно только начать". Вот и процесс переезда компании в новый офис вполне может быть отнесен к проектам, которые хочется начать и закончить. А также минимизировать затраты на его реализацию, как временные, так и материальные.

Фантастика
Что хочет любой руководитель при переезде? Чтобы фирма не прекращала работать (желательно ни на день), чтобы ничего не было потеряно, испорчено и т.п., чтобы на новом месте компания могла бы начать "новую жизнь". Перечень пожеланий можно продолжить. Общее у них одно - обычно все пожелания выполняются процентов на 30-40, не больше. Компьютерная сеть на новом месте "падает", половина нужных бумаг отсутствует, столы стоят не так, телефоны перепутаны, а рамка с любимой фотографией, всегда стоявшая на столе, увы, разбилась.
Чтобы сделать все правильно, переездом нужно управлять. Сделать это можно в пять этапов.
Этап 1. Изучить среду проекта, то есть все внутренние и внешние факторы, влияющие на проект. Это и ваш дружный коллектив (те, кому предстоит переезжать в другое помещение), и транспортная компания, которая вас повезет, и ваши новые соседи по этажу, и многое другое, что непосредственно связано с переездом.
К среде проекта можно отнести даже запыленность нового района и в связи с этим предусмотреть эффективное кондиционирование воздуха. Среда проекта - главный источник неопределенности проекта. В самом деле, кто же сможет точно предсказать, как поведет себя в новом помещении (влажном или сыром) компьютерная техника и сколько человек при переезде зимой на следующий день не выйдет на работу по причине простуды. Кстати, именно за понимание или правильное чувствование среды проекта западные менеджеры считаются одними из самых высоокоплачиваемых сегодня.
Этап 2. Сформулировать проект: поставить цели, задачи и стратегию выполнения их решения. Например, цель - переехать в новый офис. Задачи - минимум денег и времени на переезд, ничего не разбить и не потерять, как в прошлый раз. Резюме: задачи скорее невыполнимые, так как минимум времени и минимум средств - это противоречие, которое разрешить довольно трудно.
Этап 3. Спланировать проект - разработать систему мер по его реализации. Важно понять, прописать и довести до сведения: кто за что отвечает и где лежат веревки для перевязывания коробок, кто несет какой шкаф, кто запускает кошку в новое помещение. Необходимо предусмотреть и прописать все мелочи, чтобы они не смогли омрачить весь процесс.
Этап 4. Техническое исполнение планов проекта. Сборка вещей, перевозка, расстановка на новом месте. Как сделать этот процесс безопасным, читайте на следующей странице.
Этап 5. Контроль за выполнением проекта в соответствии с планом. Оперативное вмешательство и корректировка выполнения. Хорошо, что такой проект, как переезд, длится недолго. Поэтому этот этап пройдет у вас быстро. Обычно же проект в своем пятом пункте тянется и тянется и подчас оказывается в полтора, а то и в два раза более продолжительным, чем было задумано с самого начала.
Каждый в компании несет ответственность за успешность переезда.

Грузчикам коробки, водителю - цветы

Лилия Бурбовская, руководитель отдела развития ООО "Деликатный переезд"
Перевезти офис самостоятельно не проще, чем самому выполнить в нем ремонт. Если у компании получится сделать это без проблем, есть повод для корпоративной радости.
Итак, если вы решили не привлекать профессионального перевозчика, а справиться с переездом своими силами, возможно, вам пригодятся некоторые советы.

Расписание занятий
Чтобы переезд прошел максимально оперативно, советуем составить план, продумать схему размещения сотрудников в новом офисе. Часто оказывается, что после переезда, когда уже все на своих местах, начинается перестановка и смена мест. Избежать подобных накладок можно, если заранее согласовывать схему расположения рабочих мест. Такой план просто необходим для того, чтобы процесс расстановки мебели при переезде занял минимум времени.

Офис в коробке
Следующий шаг - подбор упаковки. Из огромного ассортимента существующих материалов обязательно потребуются короба, скотч и воздушно-пузырчатая пленка. Их можно приобрести у компаний-перевозчиков.
Бумаги и документы лучше упаковывать в короба небольшого размера, поскольку переносить их будет тяжело. Для большего удобства лучше подобрать размеры коробов по ширине папок и документов, но это не всегда возможно. Для личных вещей, настольных ламп, а также для упаковки оргтехники пригодятся большие короба. В среднем на одно рабочее место понадобится три средних короба и 2-5 м2 пленки.
Для упаковки зеркал, картин, стеклянных полочек лучше также использовать многослойную воздушно-пузырчатую пленку, которая предотвратит возможные повреждения. Желательно все поверхности таких предметов сначала закрыть картоном, а затем завернуть в пленку.

Сборные конструкции
Офисную мебель для большей безопасности рекомендуется перевозить в разобранном виде. При дорожной тряске могут появиться царапины и расшататься крепления. Сборка и разборка мебели - дело довольно сложное и кропотливое, поэтому всю фурнитуру необходимо промаркировать и аккуратно сложить. Разобранные части мебели (полки, столешницы, стенки шкафов) перед упаковкой можно скрепить между собой специальным малярным скотчем и обернуть войлочным одеялом.
Компьютеры требуют особого внимания при упаковке. На все экраны мониторов с помощью малярного скотча закрепите картон, а затем упакуйте в воздушно-пузырчатую пленку. Системные блоки, принтеры, факсы, плоттеры оберните той же пленкой и поместите в короба, подходящие по размеру.
Самый ответственный момент - это маркировка. Напишите прямо на коробе, что в нем находится и кому принадлежат вещи. Обязательно промаркируйте всю технику и провода, относящиеся к определенному рабочему месту. Это поможет избежать общей неразберихи при распаковке, когда каждый будет искать свои вещи.
Следующий важный этап - транспортировка. Если у вас нет машины необходимого объема для перевозки имущества, ее можно заказать в одной из автотранспортных компаний города. Помните, что точно рассчитанное время переезда - это экономия ваших денег.
По возможности избегайте часа пик, так как в этом случае придется доплатить за простои автомобиля в пробках. Будь то "Газель", ЗИЛ или Merсedes, в любом случае машина должна быть предназначена для перевозки мебели: "мягкая" внутри, с креплениями на стенах, которые позволят прикрепить разобранную мебель и крупногабаритные предметы. При укладке коробов в машину обращайте внимание на маркировку, не ставьте на коробку с хрупкими вещами тяжелые и крупногабаритные предметы.
Помните, что цветы загружаются в машину в последнюю очередь. Чтобы они и в новом офисе радовали ваш глаз, каждое растение поместите в короб с высокими стенками. Летом достаточно будет выбрать максимально устойчивое место в машине, зимой же цветы лучше перевозить в кабине машины или на легковом транспорте.
Перед разгрузкой мебели подготовьте новый офис к "броуновскому" движению сотрудников: застелите полы полиэтиленовой тепличной пленкой, если есть возможность, косяки дверей закройте специальными уголками из полипропилена. Не забывайте защитные материалы крепко закрепить малярным скотчем. Ведь если этого не сделать, спустя 5 минут уже никто не заметит, что уголок отвалился, а пленка сбилась. Таким образом, после распаковки и расстановки мебели вы рискуете не заметить недавно сделанный ремонт.
Ценные вещи должны быть не только упакованы особым образом, но и окружены особым вниманием.

©  Деловой Петербург

Упоминаемые компании :
ЗАО "Северо-Западная Медиа Группа"